Teil 5: Rechnungen richtig berichtigen©

In dieser Folge zur „Umsatzsteuerrechtliche Fehler“ erkennen, erläutern wir die Möglichkeiten, wie eine Rechnung korrekt berichtigt werden kann.

Zunächst kann eine Rechnung nur vom Rechnungsaussteller selbst berichtigt werden. Der Rechnungsempfänger darf eine erhaltene Rechnung nicht eigenmächtig ergänzen.

Für die Berichtigung kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

Storno der ursprünglichen Rechnung und Ausstellung einer neuen Rechnung
Die fehlerhafte Rechnung wird storniert und durch eine neue, richtige Rechnung ersetzt. Zweckmäßig ist, Storno und neue Rechnung gemeinsam zu übermitteln, damit der Leistungsempfänger die Korrektur eindeutig nachvollziehen kann.
Berichtigungsnote
In einer Berichtigungsnote werden unter ausdrücklichem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung nur die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt bzw. korrigiert. Diese Variante ist besonders geeignet, wenn einzelne Rechnungsmerkmale fehlen oder unrichtig sind.
Neue Rechnung mit derselben Rechnungsnummer
Eine neue Rechnung mit derselben Rechnungsnummer ist möglich, wenn klar darauf hingewiesen wird, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Die ursprüngliche Rechnung darf dadurch nicht weiterhin als eigenständige Rechnung im Umlauf bleiben.
Neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer
Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung und deren Rechnungsnummer verwiesen werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass die neue Rechnung als zusätzliche Rechnung gewertet wird.
Sammelberichtigung
Auch mehrere Rechnungen können gemeinsam berichtigt werden, wenn die betroffenen Rechnungen eindeutig bezeichnet sind und die jeweiligen Korrekturen nachvollziehbar dargestellt werden.

Entscheidend ist in allen Fällen, dass die Berichtigung der ursprünglichen Rechnung zweifelsfrei zugeordnet werden kann, um zu vermeiden, dass diese als zusätzliche Rechnung gewertet wird.

Ausnahme Belastungsnoten:

Eine Belastungsnote durch den Leistungsempfänger kann ausnahmsweise dann in Betracht kommen (z.B. bei Rückwaren oder nicht vertragsgemäßer Lieferung), wenn diese die Voraussetzungen von Gutschriften erfüllen. Dafür braucht es eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Parteien, die Bezeichnung als Belastungsnote sowie muss diese dem Leistenden zugestellt werden.

Beispiele:

- Eine Hausverwaltung erhält für eine Eigentümergemeinschaft eine Rechnung über Reparaturarbeiten. In der Rechnung ist irrtümlich der falsche Steuersatz ausgewiesen. Der Professionist storniert die ursprüngliche Rechnung und stellt gleichzeitig eine neue Rechnung mit richtigem Steuersatz aus. Für die Hausverwaltung ist damit klar nachvollziehbar, welche Rechnung ersetzt wurde und ob eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen ist.
- Eine Vermieterin erhält eine Rechnung über Sanierungsarbeiten in einem steuerpflichtig vermieteten Geschäftslokal. In der Rechnung fehlt der Leistungszeitraum. Der Professionist stellt keine völlig neue Rechnung aus, sondern übermittelt eine Berichtigungsnote mit Bezug auf Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Darin wird der Leistungszeitraum ergänzt. Der ursprüngliche Rechnungszusammenhang bleibt damit erhalten.

Tipp:
Bei jeder Rechnungsberichtigung sollten die ursprüngliche Rechnung, das Storno oder die Berichtigungsnote und die neue Rechnung gemeinsam abgelegt werden. Zusätzlich sollte dokumentiert werden, wann die Berichtigung dem Empfänger zugegangen ist. Gerade bei Immobilienverwaltungen ist das wichtig, weil Rechnungen häufig mehreren Abrechnungskreisen, Eigentümern oder Mietern zugeordnet werden müssen.

Nächste Immo-Info: Teil 6: „Änderung der Bemessungsgrundlage“ erscheint am 16. Juni 2026.