Säumniszuschlag – wann liegt minderer Grad des Versehens vor?© - Stingl

Mit unserer heutigen Info dürfen wir ein Ihnen einen wichtigen Praxistipp für die Organisation Ihres Unternehmens mitgeben:

Gemäß § 217 Abs 1 und 2 BAO wird ein Säumniszuschlag festgesetzt, wenn die Abgabe nicht spätestens am Fälligkeitstag entrichtet wird. Allerdings sind auf Antrag des Abgabepflichtigen Säumniszuschläge insoweit herabzusetzen bzw. nicht festzusetzen, als diesen an der Säumnis kein grobes Verschulden trifft. Ein „minderer Grad des Versehens“ liegt nach ständiger Rechtsprechung nur vor, wenn ein Fehler unterläuft, den auch ein sorgfältiger Mensch gelegentlich begeht. Die Beweislast trifft den Abgabepflichtigen.

Das BFG hat mit Erkenntnis vom 2.6.2025, RV/2100223/2025 klargestellt, dass ein internes Kontrollsystem ausschlaggebend dafür ist, wann ein grobes Verschulden vorliege bzw. wann nicht.

Sachverhalt

Die Beschwerdeführerin entrichtete die Umsatzsteuer für Oktober 2018 verspätet, woraufhin die Behörde gemäß § 217 Abs 1 und 2 BAO einen Säumniszuschlag festsetzte.

Die Bf argumentierte, ein Wasserschaden im Betriebsgebäude einer Tochtergesellschaft habe die fristgerechte Abfuhr erschwert. Da dieselbe Person Geschäftsführerin beider Gesellschaften war, habe sich der Vorfall auch auf die Bf ausgewirkt. Es liege daher nur ein „minderer Grad des Versehens“ iSd § 217 Abs 7 BAO vor.

Das BFG sah das anders und begründete wie folgt:

Kapitalgesellschaften müssen über ein wirksames Fristenkontrollsystem verfügen:
Die Organisation muss zumindest dem Standard einer Rechtsanwaltskanzlei entsprechen.
Bloße „Selbstkontrolle“ der Geschäftsführung genügt nicht:
Fehlen jeglicher Kontrollmechanismen liegt kein minderer Grad des Versehens vor.
Indizwirkung anderer fristgerechter Zahlungen:
Trotz Wasserschadens wurde im selben Zeitraum Lohnsteuer abgeführt.
Die Abfuhr der Umsatzsteuer wäre somit ebenfalls möglich gewesen.
Vorbelastung durch frühere Säumniszuschläge:
Ein weiteres Indiz gegen das Vorliegen eines funktionierendes Kontrollsystems war, dass bereits zuvor Zuschläge verhängt worden waren.

Im Ergebnis liege daher ein grobes Verschulden vor und der Säumniszuschlag bliebe aufrecht.

Tipp:
Nicht das Fehlverhalten eines einzelnen Mitarbeiters ist entscheidend, sondern ein mögliches Organisationsverschulden des Unternehmens. Fehlt ein systematisches Fristenmanagement, ist der Tatbestand des groben Verschuldens regelmäßig erfüllt.

Folgende Mindeststandards sollten daher beispielsweise implementiert sein:

– Elektronisches Fristenkontrollsystem mit Erinnerungsfunktion
– Vier-Augen-Prinzip bei wesentlichen Abgaben
– Stellvertretungsregelungen
– Dokumentierte Kontrollschritte
– Periodische Überprüfung der Organisation

Außergewöhnliche Ereignisse (Wasserschaden, Krankheit, IT-Ausfall etc.) entschuldigen nur dann, wenn ein grundsätzlich funktionierendes Kontrollsystem vorhanden ist.

Prüfen Sie daher Ihre internen Fristen- und Zahlungssysteme. Nicht der Einzelfehler ist das Risiko – sondern das fehlende System!